Gouti como herramienta PPM Gouti como herramienta PPM
Una herramienta PPM, 'Project Portfolio Management', sirve para gestionar un conjunto de proyectos dentro de una organización. Permite ir más allá de la simple planificación o gestión de las tareas de un solo proyecto.
La herramienta PPM va a permitir centralizar su portafolio de proyectos, gestionar la planificación multi-proyectos, los grandes indicadores de seguimiento (a saber las progresiones, los retrasos, las prioridades, o incluso los riesgos) así como la gestión global de los recursos en términos de presupuestos y costes.
De este hecho, una herramienta PPM se dirige a los managers, pero también a los jefes de proyectos.
Gouti se posiciona en este rol de herramienta PPM para las organizaciones.
Gouti dispone de un conjunto de funcionalidades PPM que ofrecen a las organizaciones la flexibilidad de gestionar el conjunto de sus proyectos, ya sean internos o externos, en una misma plataforma. Todo el interés de una herramienta PPM es poder centralizar su portafolio y las diferentes informaciones de proyectos en un espacio dedicado.
¿Y si se pudieran gestionar los proyectos de manera macroscópica y detallada al mismo tiempo? Eso es lo que propone Gouti.
Para el management transversal del portfolio de proyectos de los dirigentes, decisores estratégicos, directores y managers de las organizaciones, Gouti ofrece vistas macroscópicas dedicadas a su necesidad de seguimiento. Se benefician de vistas globales sobre el conjunto del portafolio de proyectos, que pueden filtrar por categoría, por cliente, por servicio, por dominio.
Un tablero de control PPM permite seguir los grandes indicadores del portafolio, como el avance de los proyectos, la meteo, las criticidades, los retrasos, los riesgos o incluso las tendencias de los proyectos. Los managers pueden entrar si es necesario en el detalle de los proyectos para necesidades de seguimiento más finas.
Gouti propone una metodología pragmática para gestionar sus proyectos. Comienza por una fase de inicialización de los proyectos a través de una carta de proyecto. Esta carta es un documento de marco, una referencia sobre lo que es el proyecto. Se trata de un documento de validación del perímetro y de comunicación, destinado a un comité de pilotaje, a un cliente o incluso a un equipo de proyecto por ejemplo.
Se propone un formalismo para la redacción de esta carta, eso permite uniformizar los documentos y la comunicación del proyecto. El interés es beneficiarse de documentos rápidamente editables y de formalismos comunes para cada uno de los proyectos del portafolio.
Como la carta del proyecto, numerosos informes están disponibles en Gouti. Un informe flash permite en pocos clics generar un estado de avance sobre un proyecto del portafolio con indicadores de progresión y de tendencia.
La trama uniformizada y sencilla permite una lectura rápida de las situaciones de avance sobre los proyectos y encontrar rápidamente la información buscada. Un informe sucinto sobre el estado de avance del portafolio de proyectos o de una selección de proyectos está también disponible para revisiones rápidas.
Para el management financiero, el seguimiento presupuestario de cada proyecto del portafolio es consultable. Los managers pueden seguir rápidamente los presupuestos por proyecto, los costes y las desviaciones entre lo consumido y lo real. Los costes de los colaboradores pueden ser definidos y seguidos sobre el conjunto de los proyectos, así como costes externos o varios.
Para el management de las personas, un seguimiento detallado de los tiempos pasados es posible así como la exportación de los datos. Vistas sobre los colaboradores permiten también seguir individualmente sus actividades y proyectos en los que trabajan, su calendario personal así como su hoja de tiempo individual.
La tasa de ocupación de las personas es consultable. Puede consultar rápidamente los proyectos en los que están posicionados sus colaboradores, sus eventuales disponibilidades o sobrecargas.
Los jefes de proyectos pueden crear o ser asignados a proyectos, inicializarlos, planificarlos, distribuir las actividades y efectuar el seguimiento y el control a lo largo de la realización con el equipo de proyecto.
Se benefician también de un reporting integrado y uniformizado que les permite en pocos clics generar informes o vistas de planificación para comunicarlos.
Pueden también seguir las cargas de trabajo y los costes de proyectos, con una visualización de las desviaciones entre lo previsional y lo real.
Los equipos de proyectos están en el operacional. Los miembros del equipo encuentran su trabajo a realizar, comunican su avance, intercambian archivos y pueden reportar problemas y llevar a cabo los planes de acciones.
Pueden también efectuar el reporting de su tiempo pasado, sobre las actividades de proyectos y fuera de proyectos.
Gouti engloba el conjunto de funcionalidades que debe proporcionar una herramienta PPM. Numerosos clientes confían en nosotros y pilotan su portafolio de proyectos en Gouti. La solución no está dedicada a un oficio o dominio de actividad muy preciso. Gouti pone en valor la metodología y la gestión PPM en sus grandes principios. La herramienta es por tanto muy flexible, lo que explica nuestra gran diversidad de clientes.
Para hacerse una opinión sobre Gouti como herramienta PPM, puede participar en una demostración de la solución y solicitarnos un acompañamiento a través de una prueba gratuita en su organización con sus colaboradores.