Seguimiento de tiempos empleados Seguimiento de tiempos empleadosEl seguimiento del tiempo es un elemento importante de la gestión de proyecto. Un previsto de tiempos de trabajo suficientemente preciso permite prever el tiempo a asignar en las tareas del proyecto. Este tiempo se reparte entre los miembros del equipo del proyecto que pueden hacer luego un reporting del tiempo real que han utilizado por tarea en una hoja de tiempo.
Estos datos de tiempo tienen varios intereses. En primer lugar, realizando el plan de cargas previsionales del proyecto y asignando estas cargas a los diferentes colaboradores, permiten visualizar la tasa de ocupación de cada persona, es decir su disponibilidad, su indisponibilidad y las eventuales sobrecargas de trabajo.
Permiten también identificar una causa de un retraso en un proyecto. ¿Mi colaborador ha empleado más tiempo del previsto? ¿Una tarea ha sido subestimada en términos de cargas de trabajo previstas?
Por otra parte, la hoja de tiempo puede servir de informe de actividad (CRA) cuando el tiempo real empleado se factura a un cliente por ejemplo.
Gouti propone una gestión de tiempos que comienza por la planificación de las cargas de trabajo por tarea. En cada tarea puede indicar una carga previsional total. Esta carga puede luego ser repartida entre los diferentes actores de la tarea. Estas acciones permiten elaborar el plan de cargas del proyecto y tener una visual sobre la tasa de ocupación previsional de los colaboradores.
En lo que concierne al tiempo realmente empleado, cada usuario dispone de una hoja de tiempo con las tareas en las cuales trabaja. Puede entonces introducir el tiempo real que emplea en cada tarea. Las hojas de tiempo incluyen tareas genéricas, fuera del marco de los proyectos para indicar las vacaciones pagadas por ejemplo. A notar que es usted quien decide el parametraje de sus hojas de tiempo. Define su tasa horaria diaria, la lista de sus tareas genéricas así como el modo de validación de las hojas de tiempo (ej: control de 7h por día, 35h por semana o no hacer control).
Los tiempos previsionales y los tiempos reales se consolidan en la vista de cargas del proyecto que presenta las desviaciones y las cargas restantes.
Una gestión de tiempos muy simple es también posible, sin pasar por un plan de cargas previsional detallado por tarea.
Puede gestionar un presupuesto de tiempo en un proyecto, basta con definir una carga global disponible. Podrá entonces seguir poco a poco, de manera macroscópica, el tiempo consumido y el tiempo restante en el proyecto según los tiempos empleados indicados por sus colaboradores.
Para la gestión de los recursos humanos, Gouti propone un módulo RH que permite tener acceso en tiempo real al tiempo empleado por colaborador y por proyecto.
¿Cómo funciona? Selecciona el/los colaborador(es) a mostrar y filtra el/los proyecto(s) que le interesan. Se beneficia de una vista consolidada de los tiempos buscados en unidad hora o día/hombre.
Es posible exportar los tiempos empleados por colaborador y por proyecto para las necesidades de gestión de RH, para enviarlo hacia un software de gestión de nómina por ejemplo.
Para un seguimiento financiero de sus proyectos, Gouti propone un módulo finanzas que va a traducir el tiempo de sus proyectos en costes previsionales y reales.
¿Cómo funciona? Define un coste diario a cada uno de sus colaboradores. Cuando un colaborador está asignado en una tarea, la carga de trabajo que le corresponde se traduce en coste previsional según su coste diario indicado. A partir del momento en que un colaborador introduce tiempo en una tarea, este tiempo se traduce en coste real según su coste diario indicado.
Una tabla consolidada presenta los costes previsionales según las cargas y los colaboradores en las tareas y los costes reales según la introducción de las hojas de tiempo. Las informaciones se historizan para permitir la visualización de las evoluciones.
