De Dietrich est une entreprise familiale fondée en 1684, spécialisée dans la fabrication d’équipements et les technologies de procédés pour quatre grands secteurs : la pharmacie, la chimie, la chimie du végétal et l’agroalimentaire. Le groupe est implanté sur 25 sites à travers le monde et compte environ 1400 collaborateurs.
Sébastien Heitz, est chef de projet IT Group chez De Dietrich depuis près de quatre ans. Avant de rejoindre le groupe, il a occupé différentes fonctions dans les domaines de la data, de la gestion documentaire, du développement web et de la gestion de la relation client.
« Actuellement, nous gérons uniquement des projets informatiques dans Gouti, aussi bien des projets applicatifs que des projets d’infrastructure réseau.
Nous avons également des réflexions autour de projets industriels. Nous avons des équipes et des chefs de projet présents sur différents sites qui travaillent pour nos clients, et nous nous sommes déjà posé la question d’utiliser Gouti aussi pour ce type de projets, notamment pour suivre les temps passés par les équipes d’ingénierie. Pour l’instant, cela n’a pas encore abouti, mais c’est une réflexion qui pourrait revenir. »
« Quand je suis arrivé chez De Dietrich, on partait quasiment de zéro. Il n’y avait pas réellement d’outil de gestion de projet en place, uniquement des fichiers Excel, aussi bien pour le suivi des projets que pour le suivi des temps passés par les équipes.
Comme j’avais déjà travaillé avec des solutions de gestion de projet dans mes expériences précédentes, je me suis rapidement rendu compte qu’il nous manquait quelque chose. J’ai donc poussé le sujet en interne, notamment avec notre DSI.
Au-delà de l’implémentation d’un outil, cela a aussi été l’occasion de nous questionner sur nos propres processus de gestion de projets IT, de les formaliser et de les diffuser au sein des équipes informatiques.
L’un des principaux enjeux concernait aussi le reporting. Même si les suivis existaient déjà sous Excel, notre DSI devait consolider manuellement des informations provenant de plusieurs fichiers et de différents collaborateurs pour les remonter à la direction. C’était extrêmement chronophage. Le fait de centraliser tout cela dans un seul outil et de pouvoir exporter facilement les données a représenté un énorme gain de temps. »
« Nous n’avons pas challengé énormément de solutions. Nous étions surtout partis sur deux outils, dont un que j’avais déjà eu l’occasion d’utiliser auparavant.
De mon côté, j’avais déjà entendu parler de Gouti, notamment via le bouche-à-oreille et des contacts locaux, puisque notre siège est basé à Schiltigheim.
Finalement, ce qui nous a fait pencher vers Gouti, c’est surtout la simplicité et le côté intuitif, qui ont clairement été déterminants. Nous cherchions un outil qui puisse être adopté facilement par les collaborateurs sans complexifier leur quotidien.
Les possibilités d’extraction et de reporting ont aussi beaucoup pesé dans la balance. Nous avions besoin d’un outil capable de centraliser les informations et de nous faire gagner du temps dans le suivi des projets et des temps passés.
Enfin, toute la partie dashboards et visualisation des données correspondait bien à ce que nous recherchions. »
« La mise en place s’est faite très simplement. Nous avons travaillé avec Sean, notre chargé d’affaires, et tout a été assez fluide.
Il y avait quelques configurations spécifiques à mettre en place au démarrage, mais globalement cela s’est très bien passé. En parallèle, nous avons aussi profité du projet pour formaliser nos processus internes de gestion de projets informatiques.
Ensuite, nous avons communiqué auprès des équipes lors de points réguliers organisés par le DSI. Nous avons partagé toute la documentation et organisé une petite session de présentation en interne.
Nous étions un peu dans une logique “train the trainer” ! Nous avions été accompagnés par Sean, puis nous avons pris le relais en interne pour former les équipes. C’était aussi une bonne façon de nous approprier l’outil.
L’adoption s’est faite naturellement et nous n’avons pas rencontré de difficulté particulière. Cela étant, je relativise toujours un peu parce que je pense que nous avons des usages très simples de Gouti. »
« Aujourd’hui, nous n’avons pas de projets collaboratifs entre la France et l’Allemagne. Les projets allemands sont gérés par les équipes allemandes et les projets français par les équipes françaises, mais Gouti permet au DSI d’avoir une vision globale de l’ensemble des projets.
En revanche, Gouti apporte déjà beaucoup de visibilité entre les équipes, notamment sur les plannings et l’avancement des projets.
Si demain nous avions davantage de projets communs entre les deux pays, cela pourrait encore apporter d’autres bénéfices. »
« Le principal bénéfice, c’est la visibilité sur les temps passés et l’analyse des écarts entre les temps prévus et les temps réellement consommés.
C’est également très utile pour identifier les dérives sur les plannings et pour réaliser des retours d’expérience ou des analyses post-projet.
Mais surtout, le reporting représente un énorme gain de temps. Aujourd’hui, il suffit d’extraire les données de Gouti pour transmettre les éléments nécessaires à la direction ou à la comptabilité.
Nous avons notamment un très gros projet groupe lancé l’année dernière, qui implique aussi des profils métier. Très rapidement, nous avons eu besoin de tracer les temps passés par ces équipes pour des raisons comptables. Cela nous a amenés à réfléchir à l’extension de l’utilisation de Gouti à d’autres populations afin d’avoir un seul outil unique de suivi des temps. »
« Les retours sont très positifs. Les équipes trouvent l’outil facile à utiliser et peu contraignant pour la saisie des temps.
Je pense aussi qu’il y a eu un vrai travail pédagogique en amont. Quand les collaborateurs n’ont pas l’habitude de tracer leurs temps, il peut parfois y avoir une appréhension ou une impression de contrôle. Mais nous avons beaucoup expliqué la démarche et cela s’est très bien passé.
Aujourd’hui, nous n’avons pas de retour négatif particulier. En revanche, comme notre utilisation reste relativement simple, nous ne sommes pas encore dans une logique où les équipes demandent des évolutions très spécifiques ou des usages très avancés. »
« Nous n’avons pas eu énormément d’interactions, mais celles que nous avons eues ont toujours été positives.
J’ai notamment participé à un séminaire du Club Utilisateurs à Strasbourg il y a quelques années, et j’avais beaucoup apprécié la dynamique de la journée.
Ce que j’ai trouvé particulièrement intéressant, c’est l’écoute autour de la roadmap produit. Christian présentait les évolutions envisagées tout en laissant une vraie place aux retours des utilisateurs pour prioriser les besoins.
Ce côté collaboratif dans l’évolution de l’outil est quelque chose que j’ai trouvé très appréciable. »
« Intuitif, pragmatique et accessible. »
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