La Fédération des Hôpitaux Luxembourgeois (FHL) regroupe l’ensemble des hôpitaux hospitaliers du Luxembourg, tous financés selon un modèle commun. L’association dispose de plusieurs départements, dont la cellule marchés, dédiée à l’activité d’achats mutualisés et d’achats publics communs.
Au-delà de cette mission, la FHL intervient également dans la négociation de la convention collective de travail du secteur, la convention-cadre de financement avec la Caisse Nationale de Santé, le contrat d’agrément type avec les médecins, ainsi que dans des domaines tels que la qualité, la physique médicale ou encore la santé au travail.
La cellule marchés, composée de six collaborateurs, coordonne les processus d’achat public communs dans les segments des médicaments et des dispositifs médicaux stériles, ainsi que d’autres marchés de services et équipements. Son fonctionnement repose sur une organisation très structurée, où la planification, la répartition des charges et le suivi d’activité sont essentiels.
Luc Waisse, Juriste d’achat et Coordinateur de la cellule marchés
« Je suis le manager de la cellule marchés. Nous sommes une équipe de six personnes, composée de profils juridiques et d’un pharmacien hospitalier (chefs de projet) et d’assistantes spécialisées en achats publics.
À l’origine, j’ai moi-même un profil juridique, mais aujourd’hui j’interviens également dans des missions d’acheteur public et dans un rôle de coordination. Je m’occupe de l’organisation du service, de la répartition des tâches, du suivi d’activité et plus globalement du pilotage des dossiers.
Lorsque certaines situations présentent des enjeux plus sensibles, notamment des risques de litige ou des questions spécifiques, les chefs de projets me consultent. Mon rôle consiste également à veiller à ce que les charges de travail correspondent aux disponibilités des personnes, ce qui est d’ailleurs l’une des principales raisons pour lesquelles nous avons eu recours à Gouti à l’origine. »
Laura Grenoux, Assistante administrative et utilisatrice clé
« Je suis assistante à la FHL depuis cinq ans. J’accompagne Luc dans l’adoption, le déploiement et l’utilisation de Gouti au sein de notre équipe.
Je suis également l’une des utilisatrices clés de l’outil dans la cellule marchés. J’accompagne les équipes dans les pratiques d’utilisation et dans le suivi des mises à jour. Aujourd’hui, je travaille principalement sur les marchés liés aux médicaments, mais ils existent d’autres segments concernant notamment les dispositifs médicaux stériles. »
Luc
« Avant Gouti, nous utilisions Excel, avec la saisie des temps dans des fichiers distincts et des rappels via Outlook. Nous avions également testé Microsoft Project, mais l’outil s’est révélé trop complexe à maintenir dans la durée.
Nous recherchions donc une solution capable de couvrir l’ensemble du processus de gestion de projet, et pas uniquement la planification ou la gestion documentaire.
Gouti nous a apporté une approche complète, intégrant les différentes étapes du management de projet, avec une vraie logique méthodologique. »
Luc
« Nous suivons l’ensemble des activités de la cellule marchés, notamment les processus et de et procédures de marchés publics liés aux médicaments, aux dispositifs médicaux stériles, ainsi que des marchés de services et d’équipements. »
Luc
« Nous utilisons Gouti principalement pour la planification d’activité, ainsi que la gestion des tâches et des charges.
Dans un premier temps, nous avons structuré nos projets afin d’avoir une vision pluriannuelle des ressources nécessaires. Suivant cette approche, nous avons récemment complété notre vision des projets 2027-2028, en intégrant des estimations de charges par profil sur toute la durée des projets, afin d’anticiper les besoins, notamment budgétaires.
Ensuite, lorsque les projets démarrent, le chef de projet, juriste ou pharmacien, construit la liste détaillée des tâches, répartit les charges et s’appuie sur des projets similaires déjà réalisés comme modèle. Nous utilisons aussi les exports Excel pour récupérer des éléments existants et aller plus vite dans la construction. »
Laura
« Pour moi, l’outil permet surtout d’avoir une vue d’ensemble du projet et de savoir exactement où on en est dans la procédure.
Depuis peu, j’ai dû reprendre certains marchés sur lesquels je n’avais pas l’habitude de travailler, et le fait que les projets soient mis à jour dans Gouti permet de visualiser immédiatement les informations nécessaires et leur état d’avancement. »
Luc
« Le principal bénéfice, c’est la vision globale du portefeuille et la planification dans le temps.
Nous sommes vraiment sur une logique de planification d’activité pluriannuelle, avec des charges anticipées sur les projets pour savoir, sur une période donnée, quelles ressources seront nécessaires. Ça nous sert aussi pour les besoins budgétaires.
Puis, au démarrage des projets, nous entrons dans une logique plus fine de gestion des charges et de répartition des tâches.
L’autre bénéfice important, c’est l’utilisation des feuilles de temps, qui permet d’aligner les charges prévisionnelles avec les charges réellement consommées. »
Laura
« Pour moi, le bénéfice principal, c’est la centralisation.
Tout est regroupé au même endroit : les tâches, les actions, l’avancement, les jalons. Même si nous n’utilisons pas encore toutes les fonctionnalités, ça améliore déjà clairement le suivi et la communication dans l’équipe. »
Luc
« Ce qui est central pour moi, ce sont les listes de tâches. C’est vraiment la base du fonctionnement, avec tout ce qui y est associé. Ça permet d’avoir une vue type Gantt sur l’ensemble des projets, et avec les fonctionnalités de portefeuille, nous obtenons une vision très complète de l’activité dans le temps. C’est vraiment le cœur de l’outil et de notre besoin. »
Laura
« Pour moi, ce sont surtout les charges. C’est ce qui nous occupe le plus au quotidien et ce qui permet de suivre concrètement l’activité et l’avancement des projets. »
Luc
« L’intégration s’est faite progressivement.
Laura et moi avons fait partie du petit comité qui a participé à la prospection et à la sélection de l’outil avec l’ancien Project Management Officer de la FHL. Nous avons ensuite été les premiers à être formés, avant de déployer progressivement l’outil auprès des autres utilisateurs.
Au début, nous avons pris le temps de définir comment nous allions utiliser Gouti, notamment le niveau de détail à mettre dans les listes de tâches par rapport à nos processus métiers. Le processus d’achat public étant très standardisé et chronologique, il a fallu trouver le bon niveau de granularité. »
Laura
« Pour nous, l’intégration s’est faite progressivement également, avec une vraie montée en compétence au fil du temps.
Au début, les échanges étaient très informels et oraux. Puis Gouti a permis de centraliser les informations et de structurer progressivement le suivi des projets.
Même si tout n’est pas encore totalement stabilisé dans l’usage, on constate déjà une vraie amélioration sur la visibilité et le suivi des projets. »
Luc
« L’adoption n’a pas été uniforme selon les utilisateurs au niveau de la FHL. La cellule marchés utilise Gouti quotidiennement, notamment pour la saisie des temps, tandis que d’autres l’utilisent beaucoup moins selon leurs fonctions.
Dans notre équipe, l’usage est devenu central. Nous avons testé plusieurs approches de structuration, notamment les modèles de projets, mais nous avons finalement privilégié la réutilisation de projets existants et les exports Excel, qui se sont révélés plus simples à gérer.
Aujourd’hui, nous avons mis en place des réunions de suivi régulières pour maintenir les projets à jour, même si la dynamique reste encore en consolidation. »
Laura
« Le support est très réactif. Lorsque nous rencontrons une difficulté, un simple mail suffit souvent à obtenir une réponse rapide. Si nécessaire, un échange peut être organisé pour aller plus loin. »
Luc
« Nous sommes satisfaits du support. Les échanges sont rapides, les réponses apportées sont complètes et adaptées à nos besoins.
Lorsque nous avons par exemple eu une problématique spécifique liée à l’effacement des données des feuilles de temps pour des raisons RGPD, nous avons pu organiser rapidement une réunion et trouver une solution technique adaptée.
Nous apprécions également la qualité des échanges humains avec l’équipe et la proximité dans la relation. »
Laura
« Utilité, planification, simplicité. »
Luc
« Polyvalent, riche en fonctionnalités, sympathique. »
Le blog de Gouti