Perenco est un groupe familial spécialisé dans la production de pétrole et de gaz, présent dans quatorze pays.
La filiale camerounaise représente environ 1 500 personnes, en intégrant les équipes travaillant en mer ainsi que les fonctions support. Elle produit l’équivalent de plus de 80 000 barils de pétrole et de gaz confondus.
Au sein de l’industrie pétrolière, les activités sont notamment réparties entre le « subsurface », qui concerne le sous-sol, et la « surface », qui regroupe les infrastructures permettant de produire, traiter, transporter, stocker et vendre les produits.
Le département Projets Surface de Perenco Cameroun est responsable de la création de nouvelles infrastructures ainsi que des travaux importants de modernisation et de rénovation des installations existantes.
Bastien Voluer est Directeur Projets Surface chez Perenco Cameroun de 2022 à 2026. Il pilote une équipe d’environ 80 personnes, composée d’une quarantaine de collaborateurs à terre et d’un effectif pouvant varier entre 40 et 80 personnes en mer, en incluant les sous-traitants mobilisés sur les chantiers.
Les projets étant presque exclusivement réalisés en mer, leur gestion implique de nombreux métiers : ingénieurs process, ingénieurs structures, bureau d’études, chefs de projet, équipes de construction, spécialistes HSE, superviseurs ou encore spécialistes du levage. Des fonctions transverses, comme la logistique, les achats et le contrôle de gestion, interviennent également sur les projets.
« Nous gérons un portefeuille d’environ 25 projets d’investissement actifs par an. Il s’agit principalement de projets de création de nouvelles infrastructures, mais aussi de travaux importants de modernisation ou de rénovation.
Selon leur taille, ces projets peuvent durer de six à huit mois, et jusqu’à trois ou quatre ans pour les plus importants. Ils suivent globalement la même organisation, avec une phase d’étude conceptuelle, une validation, des études de base puis de détail, les opérations d’achat et de préfabrication, avant la construction sur le terrain et la réception finale.
Dans la réalité, les différentes étapes ne sont pas toujours aussi séquentielles, mais ce sont les grands axes que l’on retrouve dans nos projets.
Nous avons aussi un second volet composé de projets plus petits, par exemple des modifications ou du soutien technique pour fabriquer certains équipements. »
« Lorsque je suis arrivé au Cameroun il y a quatre ans, les projets étaient principalement gérés dans Excel.
Chaque chef de projet avait son propre fichier, avec ses graphiques, ses couleurs, ses formules et son niveau de détail. Certains travaillaient avec des plannings à la journée, d’autres à la semaine, avec des visions plus ou moins détaillées ou plus macroscopiques.
Les informations n’étaient pas toujours à jour. Dès qu’il fallait communiquer une date de fin ou un niveau d’avancement, il fallait parfois deux jours de travail pour actualiser les fichiers et consolider les données.
Il était également très difficile de produire un plan de charge consolidé. Nous pouvions construire quelque chose ponctuellement, mais cela ne reposait pas réellement sur les données de chacun des projets.
En tant que directeur de projets et responsable du portefeuille, cette situation était assez compliquée à piloter. J’ai donc rapidement cherché quelles solutions étaient utilisées dans les autres filiales et s’il existait des recommandations de Perenco. Mais chacun fonctionnait finalement assez librement.
J’ai alors commencé à chercher une solution, puis je suis tombé sur Gouti. Environ six mois se sont écoulés entre le moment où j’ai découvert l’outil et le lancement de la phase de test. Après quelques mois d’utilisation en conditions réelles, nous avons basculé l’ensemble du portefeuille dans Gouti.
Depuis, Gouti est devenu notre source unique pour la planification des projets. »
« Je suivais déjà depuis un certain temps les différents outils disponibles sur le marché. J’avais également une idée assez précise du type de solution que je recherchais, des fonctionnalités attendues et du mode d’hébergement.
Nous avions une contrainte importante : l’environnement informatique de Perenco n’est pas toujours très flexible. Pour commencer, je souhaitais donc une solution qui puisse être déployée sans avoir à mobiliser toute la structure IT.
Aujourd’hui, les équipes informatiques sont impliquées, mais au départ, je voulais pouvoir avancer assez rapidement. J’avais tout de même pris le temps de vérifier les aspects liés à la sécurité et à l’hébergement des données, puis nous avons répondu aux différents formulaires nécessaires pour rassurer les équipes sur ces sujets. »
« Je voulais avant tout une solution collaborative, avec une vision portefeuille et des plannings suffisamment simples pour être utilisés par tout le monde.
Gouti avait aussi l’avantage d’être déjà cadré. Nous n’avions pas à construire entièrement nos propres processus dans l’outil. À l’époque, notre processus de gestion de projet n’était pas encore complètement formalisé, et Gouti s’est bien adapté à notre organisation. De notre côté, nous nous sommes également adaptés au fonctionnement proposé par l’outil.
C’est à la fois un avantage et une limite : lorsqu’on souhaite fonctionner très différemment de ce qui est prévu dans le logiciel, ce n’est pas toujours possible. Mais l’avantage, c’est que nous avons pu déployer quelque chose de fonctionnel en seulement quelques semaines. »
« Nous avons d’abord bénéficié de la période de test gratuite, puis nous avons passé une commande pour déployer la solution plus largement.
Nous avons testé Gouti en conditions réelles pendant quelques mois avant de basculer l’ensemble du portefeuille. L’adoption a été assez rapide et nous avons progressivement augmenté le nombre de licences. Nous sommes aujourd’hui à un peu plus de trente utilisateurs.
Nous avions organisé une formation au démarrage. Elle était importante, car certaines personnes ont besoin d’être accompagnées pour adhérer à un nouvel outil. Mais, dans les faits, pour les usages les plus simples, une présentation d’une trentaine de minutes suffit généralement pour que les utilisateurs deviennent autonomes.
Nous n’avons pas rencontré de réelle difficulté d’adoption ou de réticence particulière. L’outil est simple et fluide, donc les collaborateurs l’utilisent plutôt volontiers.
Il reste toutefois un travail régulier pour rappeler aux équipes de mettre à jour les plannings, les tâches et les temps passés. L’objectif serait que chacun ouvre Gouti le matin, consulte sa liste de tâches et ses messages, puis mette à jour les informations au fil de la journée avant de fermer l’outil le soir.
Nous n’avons pas encore atteint ce niveau d’intégration pour tout le monde, mais il n’y a pas de point bloquant dans l’utilisation. Certaines personnes sont simplement plus à l’aise que d’autres avec les fonctionnalités avancées ou avec le fait de découvrir seules le fonctionnement de l’outil. »
« Aujourd’hui, j’ai cinq chefs de projet qui utilisent principalement la partie planning, ainsi que certaines autres fonctionnalités de gestion de projet.
Les équipes du bureau d’études et les ingénieurs process utilisent beaucoup les listes de tâches et les feuilles de temps. Ce sont des métiers qui interviennent sur plusieurs projets en parallèle, notamment pour réaliser des études ou des calculs. Le module RH leur permet donc de suivre leur activité et de déclarer le temps consacré à chaque projet.
Nous utilisons également de plus en plus les fonctionnalités liées aux actions, aux problèmes et aux changements. Cela répond notamment à une demande de notre management, qui souhaite disposer d’une meilleure traçabilité des évolutions du périmètre tout au long de la vie d’un projet.
De mon côté, j’utilise principalement Gouti avec une vision portefeuille afin d’avoir une vue d’ensemble des projets.
L’outil est aussi beaucoup utilisé par les responsables du bureau d’études et des équipes process pour évaluer la charge de travail, distribuer les tâches et mieux organiser l’activité des collaborateurs. »
« Nous avons déployé le module Ticketing dans un second temps.
Il est destiné aux autres départements de la filiale lorsqu’ils ont besoin que nos équipes produisent un plan, réalisent une étude spécifique ou interviennent sur un sujet technique.
Cela nous permet d’éviter une partie des échanges par mail et de conserver une traçabilité de toutes les demandes dans un seul outil.
Nous pouvons ensuite associer directement une demande à des tâches, distribuer le travail aux personnes concernées et permettre aux collaborateurs de suivre ce qu’ils ont à réaliser.
Nous sommes assez satisfaits de ce fonctionnement, car tout reste centralisé dans Gouti, depuis la demande initiale jusqu’au suivi du travail réalisé. »
« Le premier avantage est d’avoir un outil centralisé, accessible pratiquement partout et à tout moment.
Gouti est globalement assez intuitif, notamment pour les usages les plus simples. Il suffit souvent de montrer pendant une trentaine de minutes comment fonctionne l’outil pour que les utilisateurs deviennent ensuite autonomes.
L’outil est également assez simple et cadré. Parfois, cette simplicité peut être une limite lorsqu’une fonctionnalité nous manque ou que nous souhaitons fonctionner différemment de ce qui est prévu. Mais elle nous a aussi permis de déployer rapidement une organisation commune.
Nous sommes passés de fichiers Excel différents pour chaque chef de projet à une source unique de planification. Cela nous permet de retrouver les informations plus facilement, d’avoir une vision consolidée du portefeuille et de mieux suivre la charge de travail des équipes.
Nous avons également commencé à tester les possibilités d’export et l’API, même si nous ne les avons pas encore réellement mises en production. »
« Les interlocuteurs ont toujours été disponibles et nous avons obtenu des réponses à nos différentes problématiques. Je suis très satisfait de l’accompagnement.
Globalement, la relation se passe bien. Nous avons toujours pu échanger avec les équipes lorsque nous en avions besoin. »
« Simplicité, efficacité et pragmatisme. »
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