SESAN, c’est le Service Numérique de Santé, le GRADeS d’Île-de-France. Il s’agit d’un groupement d’intérêt public (GIP) dont les missions sont centrées sur l’accompagnement des acteurs de santé dans le champ du numérique, à travers le déploiement d’outils et de services.
SESAN met à disposition ses compétences et son expertise en santé numérique auprès de ses adhérents, c’est-à-dire des professionnels et établissements de santé répartis sur l’ensemble du territoire d’Île-de-France.
La démarche de SESAN s’appuie sur la prise en compte des besoins métiers, les bonnes pratiques, et une cohérence avec les stratégies nationales et régionales du numérique en santé.
Agathe Watelet occupe le poste de PMO, chef de projet transverse. Elle est en charge du pilotage des processus transversaux, et plus particulièrement de la mise en œuvre et de l’amélioration du processus de pilotage de projet.
C’est dans ce cadre qu’elle a déployé l’outil de gestion de projet Gouti, avec pour objectif d’uniformiser les pratiques de pilotage au sein de l’organisation, de centraliser l’information projet, et de fiabiliser la production de reporting liée au portefeuille global de projets qui, jusqu’alors, n’était pas outillé de manière centralisée.
« SESAN pilote principalement des projets visant à mettre à disposition des outils numériques pour les professionnels de santé.
Ces solutions couvrent l’ensemble du cycle de vie d’un projet : de la phase d’initialisation, du développement (build), jusqu’au déploiement dans les structures, puis au suivi et à l’accompagnement des usages.
Notre particularité est que nos projets n’ont pas réellement de date de fin. Les solutions que nous déployons s’inscrivent dans la durée et ne s’arrêtent jamais complètement. Nous réinitialisons donc un projet chaque année afin d’assurer le suivi sur l’ensemble de l’année civile.
La fonctionnalité de duplication des projets dans Gouti permet précisément de gérer cette organisation annuelle
On gère aussi bien des projets techniques, notamment d’infrastructure, que des projets transverses. Gouti est également utilisé pour le pilotage des pôles et des départements : chacun a un projet dédié pour suivre ses missions transverses.
Et puis moi, à titre personnel, je l’utilise aussi pour mes projets internes, comme la mise en place récente d’un CRM. »
« Avant, on se débrouillait un peu avec les moyens du bord. Il y avait du Excel, du Teams Planner, ou encore du Trello. Chacun utilisait l’outil qui lui convenait le mieux. Il y avait aussi Open Project, mais uniquement sur un département précis.
La mise en place d’un outil de gestion de projet, que ce soit Gouti ou un autre, répondait avant tout à un besoin exprimé par les équipes, celui de disposer enfin d’un outillage opérationnel commun pour piloter leur projet.
L’objectif était également de renforcer le pilotage des projets, de structurer l’activité et d’harmoniser les pratiques.
Il s’agissait aussi, et c’est un point essentiel, de centraliser l’information, d’améliorer la visibilité sur l’avancement des projets et de soutenir un pilotage plus transverse et plus efficace à l’échelle de l’organisation.
Chez SESAN, nous sommes organisés par départements et par pôles, et les équipes projet sont souvent réparties entre plusieurs d’entre eux. L’enjeu était donc également de décloisonner les fonctionnements : l’outil devait servir de levier pour renforcer la collaboration et favoriser une meilleure transversalité au sein de l’organisation. »
« Oui, bien sûr. Un benchmark des solutions de gestion de projet avait été réalisé avant ma prise de poste. Parmi les outils étudiés, il y avait notamment Asana, ainsi qu’Open Project, qui était déjà utilisé dans un département. L’idée avait d’ailleurs été, à un moment, de voir s’il était possible de le généraliser à l’ensemble de l’organisation. »
« Le choix s’est naturellement porté sur Gouti car il était déjà utilisé au sein du GRADeS Normandie. La présentation de la solution et le retour d’expérience positif de leurs équipes ont conforté notre décision de nous engager avec Gouti.
L’outil répondait parfaitement à nos besoins en matière de pilotage de projets et de centralisation de l’information. »
« En parallèle de la mise en place de l'outil, nous avons travaillé sur la mise en place d'un réel processus de pilotage de projet. L’outil est donc un élément central, mais ce n’est pas tout le processus : c’est plutôt le socle, le point de pivot qui soutient le pilotage.
Pour moi, il permet une meilleure visibilité transverse en tant que PMO, et assure la fiabilisation des informations, notamment grâce à la traçabilité. Par exemple, pour les dates de référence, cela permet d’évaluer les écarts et de capitaliser pour l’année suivante. Nos projets sont réinitialisés chaque année : une tâche prévue sur 10 jours en janvier 2025 a finalement pris 20 jours, et l’année prochaine, nous ajusterons le planning en conséquence.
Gouti permet ainsi de tracer efficacement l’information et contribue à harmoniser les pratiques grâce à des règles communes de fonctionnement autour de l’outil. C’est vraiment, un excellent outil, et c’est devenu mon outil de travail au quotidien. »
« Pour moi, les fonctionnalités qui apportent une réelle plus-value sont surtout les vues détaillées et les rapports consolidés. Elles permettent de structurer le portefeuille et de filtrer par département, thématique ou pôle, grâce aux catégories d’entreprise, offrant ainsi une analyse fine du portefeuille de SESAN en fonction des rôles de chacun.
Un point particulièrement utile sur lequel j’ai travaillé avec Gouti est la génération de rapports Flash consolidés. Cela répondait à notre besoin de produire des reportings homogènes pour la direction, et facilite le suivi au quotidien des activités de projet au sein des départements.
La notion d’action est aussi un vrai plus, elle permet de suivre les activités de manière opérationnelle sans alourdir la planification projet, tout en assurant la traçabilité des avancées. Il est possible d’avoir un responsable de tâche et plusieurs responsables d’actions, ce qui offre beaucoup de liberté dans la gestion de projet.
Enfin, la fonctionnalité commentaire est particulièrement utile, notamment dans les rapports Flash consolidés. Elle permet un échange collaboratif directement dans l’outil. Lors des bilatérales ou des points de synchro entre managers et équipes. Cette fonctionnalité est également utilisée pour les comptes rendus d’instance. Dans une tâche dédiée, on peut noter les points de décision et garder une traçabilité complète. »
« Sans surprise, l’outil était très attendu au sein de l’organisation. Son déploiement a été progressif, démarrant par une phase pilote avant d’étendre Gouti à l’ensemble du portefeuille de SESAN.
J’ai séquencé le déploiement en différents lots, ce qui a permis de proposer un accompagnement personnalisé pour aider les responsables de projet à cadrer leur projet, mettre en place des points de suivi hebdomadaires avec des jalons, compléter la charte de projet et utiliser les fonctionnalités d’import depuis Excel, qui représentent un vrai plus.
Chaque lot bénéficiait également de formations en petits groupes, permettant un accompagnement progressif. À chaque étape, des retours d’expérience ont été collectés, ce qui a permis de recueillir les besoins, ajuster les pratiques et préparer les lots suivants. Cette approche a surtout permis de maintenir une dynamique d’amélioration continue tout au long du déploiement. »
« D’après les RETEX, les retours sont très positifs, tant de la part des équipes opérationnelles que de la direction, ce qui est important. L’outil est perçu comme simple d’utilisation, adapté aux besoins opérationnels, avec une prise en main rapide.
Gouti a également permis une meilleure transversalité au sein des équipes et garantit que chacun dispose du même niveau d’information, ce qui facilite la coordination et le suivi des projets. »
« J’ai été très bien accompagnée, notamment grâce à l’offre d’accompagnement au démarrage avec Christian. Cela nous a permis de mieux structurer les étapes d’initialisation et de déploiement, en particulier le paramétrage fonctionnel, car nous partions de zéro. Globalement, cela a aidé à organiser le portefeuille via les catégories d’entreprises.
Le suivi par les équipes, notamment Sean, est de grande qualité. Les points réguliers sont vraiment utiles. Les demandes d’évolution sont entendues et prises en compte, ce qui est un vrai plus. On nous donne également de la visibilité sur les prochaines évolutions, avec un suivi clair sur ce qui peut être réalisé immédiatement et ce qui sera disponible plus tard, par trimestre.
Pour moi, cela permet de donner de la visibilité aux équipes et de montrer que leurs retours sont pris en compte et qu’il y a une amélioration continue. Et le club utilisateur, c’est vraiment un vrai plus. »
« Je dirais structurant, car Gouti apporte un cadre méthodologique commun et une même fonctionnalité pour tous. Ensuite, collaboratif, car toutes les notifications, commentaires et fonctionnalités permettent de communiquer facilement au sein de l’outil. Et enfin, centraliser, car il rassemble vraiment toutes les informations projet dans un seul endroit. »
Le blog de Gouti