La gestion de projet sans mail
Outil de gestion de projet Gouti Le blog de Gouti

La gestion de projet sans mail

Les logiciels de gestion de projet offrent une multitude de fonctionnalités qui ont une vraie valeur ajoutée. Et s’il était possible de gérer un projet sans envoi de mails ?

Les mails occupent une place importante dans la vie professionnelle. Ce sont des canaux privilégiés pour transmettre des informations, envoyer des fichiers, tout simplement pour communiquer de manière générale en entreprise.

Les mails dans le quotidien professionnel

Au sein d’une structure il est primordial de pouvoir communiquer et travailler efficacement avec ses collaborateurs. Les informations transmises se doivent d’être claires et, le plus souvent, d’arriver en temps et en heure. Ce n’est malheureusement pas toujours le cas avec les échanges de mails.

Une personne reçoit en moyenne une trentaine de mails par jour. Suivant le secteur d’activité ou le poste occupé le chiffre peut doubler voire même tripler très facilement. 

Gouti évite l'envoi des mailsÀ partir de là, cet outil pourtant si pratique peut devenir un véritable cauchemar. On se retrouve rapidement inondé d’informations, qui viennent se confondre entre-elles, et c’est là que des informations peuvent se perdre.

Dans un contexte comme celui-ci, il y a plusieurs cas de figure :

  • Des mails importants peuvent se perdre dans une vague d’informations et ne pas être traités à temps.
  • Des mails loin d’être indispensables viennent alimenter notre boite mail alors qu’ils pourraient être évités.

Comment faire dans ces deux cas me direz-vous ? Il suffit simplement de passer par un autre canal beaucoup plus pertinent.

Gouti propose une alternative aux équipes de projets

Un système de commentaires associés

Des notifications ciblées en gestion de projet

Parce qu’il est important pour une équipe de pouvoir communiquer efficacement, un outil de gestion de projet se doit d’intégrer un système de messagerie interne, d’autant plus si des membres collaborent à distance.

Commentaire associé à une tâche

Dans Gouti, cette messagerie interne prend la forme de commentaires associés. Ces commentaires s’ajoutent au niveau d’une activité, c’est-à-dire d’une tâche, d’une action, d’un problème ou encore d’un livrable. L’intérêt de procéder de cette manière est tout d’abord de centraliser les différents échanges, non seulement sur Gouti, mais au niveau de chaque activité quelle qu’elle soit.

Ainsi, si vous désirez envoyer un message spécifique à un collaborateur concernant la tâche d’un projet en particulier à laquelle il est affecté, il suffit de rédiger un commentaire au niveau de cette tâche en particulier. C’est aussi simple que cela.

Des notifications ciblées

nouveau commentaire projet

Pour être sûr de ne manquer aucun commentaire ou pour s’assurer que le destinataire prenne bien connaissance du message que vous lui envoyez, un système de notification est ajouté à vos commentaires dans le logiciel de gestion de projet

De ce fait, en tant que chef de projet vous pouvez décider de notifier votre collaborateur responsable de l’activité à l’aide d’une case à cocher. À l’inverse, le responsable d’activité peut notifier son chef de projet de son nouveau commentaire. 

La possibilité de joindre des liens de documents partagés

Evidemment la communication en entreprise relève bien souvent de l’envoi de différents fichiers, pièces jointes de toute sorte qu’il est bien pratique de transmettre par mail. Alors pourquoi ne pas ajouter cette possibilité dans un outil de gestion de projet ?

Comme pour les commentaires associés, les documents attachés sont propres à l’activité à laquelle ils sont ajoutés. Ils ne sont visibles que pour le chef de projet, le responsable de l’activité et les ressources affectées à cette activité. Une bonne façon de garder la main sur les informations transmises et de s’y retrouver facilement.

Notre retour d’utilisation chez CG Project Management

Depuis que le système de commentaires et de notifications est en place sur Gouti, nous l’utilisons de plus en plus au quotidien dans notre équipe. Aujourd’hui, il est devenu notre canal de communication privilégié en interne. Nous ne nous envoyons presque plus de mails. Tout passe par notre outil de gestion de projet et nous fonctionnons beaucoup mieux comme cela.

Plus de mails superflus, une transmission des informations pertinente et claire, en résumé, tout ce qu’il faut pour une collaboration efficace en entreprise dans un logiciel de gestion de projet.