Le télétravail et les outils projet de télétravail

Le télétravail et les outils projet de télétravail

Vous recherchez un outil pour télétravailler ? Gouti, le logiciel de gestion de projet, est peut être la solution idéale pour vous.

On entend beaucoup parler du télétravail depuis plusieurs années et d’autant plus dans notre contexte actuel. Ce concept venu des Etats-Unis apporterait beaucoup de bénéfices dans l’organisation des structures professionnelles. Bien-être des salariés, meilleure productivité, ponctualité, flexibilité en sont quelques exemples.

Qu'en est-il réellement ? Comment être sûr de tirer les avantages du télétravail ? Voyons cela ensemble dans cet article.

Les avantages du télétravail à nuancer ?

Une étude publiée le 11 mars 2020 par Malakoff Humanis nous présente les derniers chiffres du télétravail d’après un panel de 1610 salariés (dont 600 managers) et 402 dirigeants interrogés. Il y traite notamment de la perception des bénéfices ainsi que des risques et inconvénients du télétravail.

  • Un gain de temps

Plus besoin de devoir passer des heures chaque semaine dans les transports en commun ou bien sur le trajet du lieu de travail. En travaillant depuis chez vous économisez un temps précieux. Ce temps peut vous permettre de prendre plus de temps pour effectuer des tâches du quotidien mais également se répercuter sur vos heures de sommeil. En effet, 86% des salariés perçoivent une diminution de la fatigue, 75% une meilleure qualité de sommeil et 78% des dirigeants voient une diminution de la fatigue des salariés. 64% des salariés notent encore plus d’opportunités pour pratiquer une activité sportive et des activités de loisirs plus régulièrement.

  • De l’autonomie et de l’indépendance

Le fait de travailler hors du cadre professionnel demande une certaine discipline. Le télétravailleur va naturellement devoir se fixer des règles et un rythme de travail pour réaliser ce qu’il doit effectuer en temps et en heure. Il se doit donc d’être très autonome et indépendant dans son travail comme il n’y a aucun manager derrière lui (du moins directement). Ce mode de travail offrirait donc au télétravailleur un cadre beaucoup plus libre et avec moins de pression dans lequel il peut s’épanouir dans son travail. Cette vision est partagée par les salariés ainsi que les dirigeants interrogés avec respectivement 88% et 86% d’entre eux percevant une plus grande autonomie des salariés.

  • Le bien-être amélioré

Les télétravailleurs connaissent un meilleur bien-être au travail que les travailleurs « classiques ». Moins de stress et de pression, un temps de travail bien organisé et aménagé sur la journée, plus de temps pour sa vie personnelle et familiale. 88% des dirigeants perçoivent une meilleure qualité de vie au travail et 76% des salariés une santé améliorée.

Par ailleurs, 72% des dirigeants voient un gain d’image employeur dans le télétravail.

  • Renouer avec la vie familiale

Le télétravail offre aux parents plus de temps pour s’occuper de leur(s) enfant(s). En aménageant les horaires de travail et en étant présent au domicile, les parents sont plus proches de leur vie de famille et peuvent plus facilement la mêler à leur vie professionnelle. 89% des salariés et 93% des dirigeants interrogés sont d’accord pour dire que cela procure un meilleur équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Cependant 58% des salariés perçoivent des difficultés à séparer les temps relevant de la vie privée et ceux de la vie professionnelle avec aussi 51% d’entre eux qui voient un risque d’addiction du travail.

  • Une meilleure productivité

En effet, les télétravailleurs seraient plus efficaces sur leur temps de travail. Cela s’explique par les différents points que nous avons déjà énumérés. 88% des salariés interrogés perçoivent une meilleure productivité contre 71% des dirigeants.

Par ailleurs, 43% des dirigeants voient des difficultés de gestion et d’organisation du travail ainsi que des difficultés à manager des collaborateurs à distance pour 47%.

  • L’assiduité au travail

Le télétravail, au-delà d’apporter une meilleure productivité, crée également une plus grande implication et réduit l’absentéisme des employés. Les télétravailleurs poseraient moins d’arrêts de travail et sont également moins sujet au burn-out. Parmi l’échantillon de dirigeant, 51% perçoivent une baisse de l’absentéisme et 44% des managers qui le pratiquent.

  • Des frais en moins pour les employeurs

Compter des télétravailleurs dans son organisation ne demanderait pas à investir dans des locaux et pour du mobilier et fournitures supplémentaires. Il s’agirait donc d’une économie d’argent pour les organisations également au niveau des remboursements de frais kilométrique ou de transports. Cependant, parmi les inconvénients perçus du télétravail, entre 2019 et 2020 nous sommes passés de 30% à 40% des dirigeants qui considèrent que le télétravail implique des coûts supplémentaires pour sa mise en place (notamment en équipement informatique et actions de formation).

  • Plus de flexibilité

Cela est d’autant plus vérifié dans un contexte comme celui que nous traversons actuellement, le télétravail permet aux entreprises pouvant le mettre en place un maintien de l’activité à distance. Bien entendu pour certains métiers il est impossible de télétravailler et cette rigidité est inévitable, mais ce genre de cas de force majeur n’arrive pas régulièrement. Néanmoins, il faut garder à l’esprit que les entreprises qui ont le plus de chance de se développer sur le long terme sont celles qui savent s’adapter aux changements !

  • Un geste pour l’environnement

Qui dit développement du télétravail dit par conséquent diminution du trafic sur les routes et désengorgement des transports en commun. L’impact sociétal positif est partagé par les salariés et les dirigeants percevant respectivement à 87% et 78% une diminution de l’empreinte écologique.

Néanmoins ils notent d’autres points sociétaux intéressants, comme le maintien des emplois de personnes en situation de fragilité ou encore une augmentation du mode de management de confiance.

 

Derrière ces avantages peuvent se cacher plusieurs inconvénients. Notamment le fait de devoir s'appuyer uniquement sur ces personnes avec une grande implication, de l'indépendance, et capable de gérer sa productivité. Pour cela il s’agit avant tout de recruter des profils adaptés au télétravail, tout le monde n’est pas fait pour. Il est aussi question d’avoir une organisation adéquate pour du télétravail, de disposer des outils nécessaires pour pouvoir tirer le maximum de bénéfices de ce mode de travail.

 

Les fonctionnalités d'un outil de télétravail efficace

 

  • La collaboration

Indispensable pour un outil de télétravail, la collaboration doit être présente. L’outil doit permettre de travailler efficacement en équipe, de mettre en lien les différents acteurs impliqués, d’affecter les tâches à réaliser, de remonter les informations au manager et de faire part de la progression.

Un plus serait de disposer d’une collaboration cadrée pour être sûr que le travail est bien exécuté et pour que les responsables, manager puissent garder la main et un visuel sur ce qui a été fait.

  • La communication

Une collaboration efficace passe par une bonne communication. La communication est d’autant plus primordiale en télétravail, il faut que les informations circulent parfaitement, qu’elles soient claires, précises, datées, cadrées. Le plus grand risque de la communication est très souvent de se perdre dans la masse d’informations, c’est pourquoi un bon outil de télétravail doit permettre une communication cadrée entre acteurs, entre activités à réaliser.

Un système de messagerie est indispensable, cependant attention à celui que vous allez choisir. Des tchats peuvent apporter de la désorganisation s’ils sont ouverts à tous et que les informations fusent dans tous les sens à l’intérieur. Privilégiez les systèmes de messagerie et tchats cadrés, ciblés sur les activités qui les concernent afin de favoriser une communication pertinente et une bonne transmission des informations.

  • Le partage de document

En travaillant à distance la transmission de document est un axe clé. Pour mettre fin à l’utilisation à outrance de mails il faut disposer d’un outil de télétravail qui permet le partage de fichiers.

Certains outils proposent des espaces de stockage internes pour y télécharger des fichiers et les transmettre à vos collaborateurs. Il faut toutefois s’assurer de la sécurité de ces dispositifs, d’autant plus si vous travaillez sur des fichiers confidentiels ou sensibles.

Vous avez la possibilité de vous tourner vers des outils qui proposent de partager des liens de fichier partagés. Vos documents restent sur vos solutions cloud de partage de fichiers (Dropbox, Google Drive, OneDrive…) et vous transmettez alors uniquement les liens d’accès aux documents.

  • Logiciel en ligne, SaaS, solution Cloud…

Qui dit télétravail dit mobilité. Bien que le plus souvent un télétravailleur reste à un poste fixe tout comme un travailleur « classique », il est préférable de faire appel à des outils en ligne sur lesquels il est possible de se connecter de n’importe où, n’importe quand, sur n’importe quel appareil. Cela est d’autant plus pratique si vous souhaitez proposer à vos employés de s’organiser entre télétravail et présence en entreprise. Cela représente une économie de coût de logiciel, de temps ainsi qu’une facilité et flexibilité organisationnelle.

Un autre avantage est aussi de pouvoir modifier et partager en temps réel sur le logiciel les nouvelles informations. Accéder en direct aux nouveaux ajouts permet d’être à jour dans les activités, dans la progression, de développer une meilleure réactivité et de respecter au mieux les délais de réalisation.

 

Le télétravail avec un logiciel de gestion de projet en ligne

Un outil en ligne comme Gouti offre des possibilités de télétravail aux organisations.

En tant que logiciel de gestion de projet, il relève d’un domaine où le travail à distance est rependu. La gestion de projet n’a parfois pas de frontière et des membres d’une équipe projet peuvent être géographiquement très éloignés.

Si vous êtes manager Gouti vous permet de créer les projets, de les déléguer, de renseigner des tâches, de les répartir et les assigner à distance facilement. Il permet de suivre l’avancement de tous vos projets à travers des vues Multi-projets et d’avoir un visuel sur vos collaborateurs, leurs activités, leurs calendriers et leurs feuilles de temps.

Du côté des collaborateurs, le fait que le logiciel de gestion de projet soit en ligne permet d’y accéder depuis n’importe quel poste sans téléchargement. Chaque collaborateur peut donc voir les activités auxquelles il est affecté depuis son domicile mais également de laisser des commentaires et des liens à leur manager ou chef de projet rapidement et sans passer par un raz-de-marée de mails.

Les chefs de projets disposent de toutes les fonctionnalités nécessaires à la gestion et au suivi des projets, ainsi que de manager efficacement leurs équipes et réaliser un reporting en quelques clics.

Si vous souhaitez utiliser un logiciel de gestion de projet en ligne pour le télétravail, le plus important est qu’il possède avant tout les fonctionnalités dont vous avez besoin. Un logiciel se doit d’être adapté à votre organisation et vos spécificités pour s’intégrer au mieux dans votre structure.

Avant de faire votre choix le mieux est de faire vos recherches d’après vos critères, de découvrir l’outil puis de l’essayer avec vos collaborateurs en situation concrète.

 

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