Marre des tableaux Excel pour suivre les tâches ?
Outil de gestion de projet Gouti Le blog de Gouti

Marre des tableaux Excel pour suivre les tâches ?

Comment remplacer vos tableaux Excel de suivi des tâches de vos projets par un outil de gestion de projet adapté.

Excel et les projets

Le tableur Excel est un basique pour la gestion de projets. Quoi de plus simple que de lister des tâches dans un tableur, mettre un nom de responsable et une date. Finalement, on a tous un jour commencé une liste de tâches dans un Excel ou une autre solution de tableur. Et cela a été bien utile. Idem pour un plan d'actions. Trois, quatre colonnes, et c'est réglé, le plan d'actions est prêt.

Mais rapidement, lorsqu'on commence à détailler tout cela, on se trouve confronté aux limites d'Excel, du moins par rapport à tous les besoins de la gestion de projets. En effet, ce n'est pas dans Excel que vous allez décrire vos projets, faire un GANTT, ou encore avoir des rapports à partir des données du tableau. On s'en sort toujours, mais on va perdre du temps avec des copier/coller, des créations de Powerpoint en parallèle, et autres rapports Word.

C'est à ce moment qu'il faut penser à la suite, à une méthode, une suite de gestion de projets. Et pourquoi pas un outil SaaS de gestion de projet.

Solution SaaS de gestion de projet

De quoi s'agit-il ? SaaS : Software As A Service. Bref, un logiciel en ligne, prêt à l'emploi, rien à installer, toujours disponible (comme un service). L'idée est d'avoir une solution qui va reprendre ce que Excel sait faire, mais l'améliorer en le spécifiant pour la gestion de projets. Cela veut dire que j'aurai une liste de tâches "intelligentes", qui est disponible en temps réel pour les acteurs du projet, et qui s'actualise également en temps réel tout en laissant le chef de projet aux manettes. Et ce dernier point est primordial. Si je transforme ma feuille Excel dans un outil SaaS, je ne veux pas perdre la main et c'est bien le chef de projet qui doit décider par exemple si une tâche est terminée ou non.

Pour cela, il faut choisir le bon outil, prendre le temps de le tester, et surtout vérifier sa valeur ajoutée par rapport à ma bonne vieille feuille Excel. Alors commençons par lister ce que mon Excel m'apporte :

  • Une vue claire et simple des tâches
  • Une mise à jour facile
  • La possibilité de calculer des dates avec quelques formules
  • L'ajout de toutes les colonnes que je souhaite.

Alors est-ce que l'application de gestion de projet en ligne que j'ai trouvé répond à cela ? Et si oui, quoi d'autres (quelle valeur ajoutée) ?

Remplacer Excel par une application de gestion de projet

Il est donc indispensable que cette application apporte autres choses. Quels sont les besoins du chef de projet :

  • Une communication efficace
  • Des rapports de suivi
  • Des vues graphiques (GANTT, macro-planning), des indicateurs
  • Des solutions de collaboration avec l'équipe
  • Des vues pour le management (si on peut éviter de refaire des rapports pour son chef alors que l'outil le fait déjà, c'est mieux)
  • Des plans d'actions
  • Le suivi des problèmes, des risques
  • Le suivi des charges

On pourrait encore mettre quelques lignes comme cela mais l'objectif ici n'est pas de décrire tous les processus de gestion de projet qu'un chef de projet doit suivre.

Bref, est-ce que mon outil de gestion de projet m'apporte cela ? Et à quel prix évidemment.

Une application de gestion de projet en ligne qui répond à cela est Gouti. Elle a d'ailleurs l'avantage de proposer une liste de tâches dans l'esprit d'un tableur Excel 'intelligent'. On n'est pas perdu en arrivant sur la liste des tâches et on retrouve tous les points ci-dessus et d'autres. On va par exemple en 3 clics générer un rapport de suivi. En arrivant sur Gouti, on n'a pas la sensation d'arriver sur une solution lourde et complexe. Inutile de suivre une formation pour comprendre l'application. Cet outil de gestion de projet est plutôt intuitif et pragmatique.

Si vous n'avez pas cette valeur ajoutée, inutile de quitter votre bon vieux Excel. Certains le traitent de dinosaure, mais en attendant, il est toujours vivant lui ! D'ailleurs, Gouti l'a bien compris, on peut exporter et importer ses tâches dans Excel. Bien pratique quand on a du mal à couper le cordon ;-)